¿Por dónde empiezo la Trasformación Digital en mi empresa? La estimación del retorno de la inversión (ROI) tiene la respuesta

Las empresas están reaccionando de manera muy diversa ante la Digitalización o la Industria 4.0. Si lo están haciendo de la manera correcta, o no, se verá en unos años, cuando se comparen con su competencia y se vea si están por delante o por detrás de ella; es decir, si su nivel de productividad o eficiencia es mayor o menor. Las decisiones de transformase digitalmente, sin embargo, han de tomarse ahora, y no podemos esperar unos años a ver si lo hicimos bien o no: la opción de esperar a ver qué hicieron otros para copiar las mejores prácticas sería demasiado tarde.

La transformación digital de cada empresa es como la huella dactilar, es única en cada organización; aunque dos empresas se dediquen al mismo sector, sus estrategias, sus procesos, su situación de partida y sus objetivos son diferentes. Por tanto, su plan de transformación para la digitalización ha de ser diferente y personalizado para su negocio.

A la hora de acometerlo, además, no es suficiente con hacer un análisis de la situación actual y detectar áreas no digitalizadas en la empresa, sino que es fundamental profundizar más en los beneficios que puede aportar la digitalización de esas áreas y en el esfuerzo que va suponer digitalizarlas. Ambos, beneficios y esfuerzos, deben ser valorados económicamente para calcular el retorno de la inversión de cada área y para determinar así la prioridad, con plazos realistas y con un plan de acción por cada área que se estudia digitalizar.

Esta estimación por áreas no solo es importante para priorizar las acciones del plan de transformación digital, sino porque, a diferencia de otros procesos de informatizaciones anteriores, la transformación digital requiere del compromiso de la alta dirección de la empresa. Sin él, la transformación digital no será completa, ya que esta transformación también debe tener su extensión en la gestión de la empresa.

La mejor manera para cuantificar la importancia de la trasformación en cada negocio es visualizar los impactos económicos de esta trasformación digital, tanto en beneficios como en costes. Y para visualizarlo claro y por áreas, se pueden usar indicadores como ROI (Return of Investment) o el Payback. Así, por ejemplo, si obtenemos una estimación de ROI de 2 en un área, quiere decir que el beneficio es dos veces la inversión; tener un Payback de 6 meses, por otra parte, implica que la inversión se recuperará en ese plazo.

Este método de tener un plan de digitalización con estimación de costes y beneficios, y los indicadores ROI y Payback, permite que la decisión de abordar un proyecto de digitalización de un área este basada en los beneficios que se van a obtener y en los costos, y arroja una vista a medio y largo plazo de lo que se va a necesitar. Pues si se digitaliza un área solo con objetivos a corto plazo, sin saber todo el plan a largo, hay una alta probabilidad que cuando se vaya a una segunda fase se haga necesario rehacer la primera o incluso cambiar por otra la tecnología implementada, con las pérdidas de tiempo y dinero que eso puede suponer. Esto explica por qué algunas decisiones que se tomaron en el pasado, de informatizar ciertas áreas con algunos sistemas sin tener esa visión a largo plazo, son ahora una hipoteca que nos puede atar.

En conclusión, la transformación digital consiste en transformar la gestión de la empresa aprovechando las nuevas tecnologías, allí donde estas aportan unos importantes beneficios respecto a las existentes. Y para poder hacer esta transformación de la gestión, se necesita el compromiso de la alta dirección. El modelo de que el departamento de informática vaya comprando tecnología según lo demandan los usuarios, con óptimos locales y a corto plazo, no es válido para la transformación digital. Para poder hacer un plan a largo de digitalización, además de usuarios y departamento de sistemas, necesitamos a la dirección de la empresa; y para que la dirección de la empresa apruebe un plan de digitalización, no es suficiente con mostrar funcionalidades y ventajas de la tecnología que se estudia implantar: es necesario un plan que implique cambios en la gestión y beneficios cuantificados.

Indicadores como el ROI o el Payback nos ayudan a todos a valorar en su justa medida el proyecto de Digitalización, evitando realizar proyectos sin un Payback aceptable o pudiendo invertir en proyectos de más importe, lo que permite conseguir más beneficios y, por tanto, un ROI más alto. Es decir, un proyecto más barato no tiene por qué ser el que tenga mejor ROI, pues siendo éste el cociente de beneficios y costes, puede aportar muchos más de los primeros y compensar con creces los segundos.

Plan de transformación digital con estimación del Retorno de Inversión y Payback
Para realizar Plan de transformación Digital con estimación del Retorno de Inversión y Payback se ilustra en la siguiente figura al metodología a utilizar, y se describen los pasos a dar a continuación:

1. Análisis de la situación actual de la empresa.
Para ello se deben de tomar información de los cuestionarios y ser complementado con entrevistas con los miembros del equipo cliente. Este conocimiento de la situación de partida se ha de hacer en los factores claves: Equipo humano, tecnología existente, información disponible para la futura digitalización, como está organizada la empresa o las áreas a digitalizar y la comunicación entre las diferentes personas del área y las otras áreas o departamento.

2. Definir los objetivos de la transformación digital.
Es importante poder tener una entrevista con la alta dirección para que la alta dirección cuente al equipo su visión del negocio y la visión de la dirección respecto al proyecto de transformación digital. Y que todo el equipo llegue a un consenso de los objetivos a conseguir en función de la visión de alta dirección y de la situación de la empresa respecto a los factores definido en el punto anterior.

3. Realizar el plan para conseguir los objetivos definidos.
Una vez que tenemos la situación actual y los objetivos a conseguir, se realiza un Workshop de Plan de Acción (ver figura1) con el equipo se prepara una lista las diferentes acciones a realizar. Estas acciones se evalúan respecto a los que aportan a la empresa y el coste de implantarlas, es decir el tiempo y recursos necesarios para la empresa además de las posibles tecnologías necesarias para esa acción. Con ello se consigue un plan de trasformación digital consensuado por todos los miembros del equipo.

Este punto de que el plan haya sido consensuado en un workshop es muy importante no solo para la elaboración de un plan realista y realizable, si no sobre para que el equipo se haya visto implicado en la definición del plan para que el equipo también se implique en la implantación del plan.

4. Estimar retorno de inversión y Payback.
Este punto, Una vez tenemos un plan de acción donde ya se había hecho una estimación de esfuerzo y costes, se realiza la que denominamos Sesión ROI (ver figura 1), donde ya se hace una estimación más precisa de esos esfuerzo y la estimación de los costes, bien por tiempos dedicados por el cliente como por servicios y tecnologías que haya que incorporar de distintos proveedores.

Previo a esta Sesión ROI por parte de los consultores de Digital Enterprise se han estimado unos porcentajes de ahorros de las diferentes partidas, en la Sesión ROI se consensua con el cliente para ver si las ven razonables, y una vez llegado a un consenso de que esos son los ahorros y beneficios a conseguir se le pide al cliente unos datos económicos para valorar económicamente este beneficio con sus datos. A nivel orientativo se puede ver en la figura 2 las partidas que pueden ser susceptibles de mejorar con la Digitalización de una fábrica

Finalmente con los costes del plan, es decir la inversión a realizar valorada económicamente y los beneficios o ahorros también valorados económicamente se procede al cálculo del ROI y el Payback como se ha explicado más arriba. Así si por ejemplo, si consideramos una inversión de 100 mil euros, un beneficio esperado de 400 mil euros al año tenemos:

ROI = 400.000 / 100.000 = 4
PAYBACK de 3 Meses.

5. Presentar los resultados al equipo y la alta dirección.
Comunicar a la organización el análisis realizado, los objetivos de negocio, las metas de mejora y los beneficios esperados, es importante para generar el compromiso y patrocinio de todos los participantes que pueden apoyar a que el Plan de transformación Digital tenga éxito. Para ello se realiza una reunión previa (“Presentación Borrador” de la figura 1) como los promotores del proyecto para comprobar que todo está entendido bien y todos las información y conclusiones son correctas y finalmente se presenta a todo el equipo y a la alta dirección de la compañía (Presentación Informe de la Figura 1). Ver en la figura 3 los resultados que se presentan en la reunión de presentación de informe.

Y a partir de ahí se decide se deciden los paso para implantar el plan. Digo implantar el plan que no quiere decir iniciar la trasformación digital, ya que a veces si hay un área preparada para ser digitalizada y empezar por ahí mientras se preparan las otras áreas y muchas veces hay que hacer unas tareas preparatorias previas antes de iniciar la digitalización que viene definidas en el propio plan definido.

Digital Enterprise es una consultoría de digitalización, especialista en mejorar la productividad y competitividad de las empresas fabricantes mediante proyectos de digitalización total o parcial de la empresa, analizando sus necesidades reales y su nivel de madurez. Cuenta con un selecto equipo profesional y una metodología propia, fruto de la experiencia acumulada de más de 20 años. Esto le permite ayudar a los clientes industriales a definir e implantar un plan de digitalización ajustado a la realidad de cada empresa, para conseguir sus objetivos de negocio.